私は今、税理士法人で所属税理士として働いていますがとにかく業務過多…笑
今は自身の経験のためと、何とかこなしていますがこの業界の業務過多の慣習は何とも…。
と、それはまた別の話として業務が多いなら自分の作業を効率化して少しでも早く…、そして作業が早いだけでなく少しでも月次報告の質をあげたいと考えて、実務に落とし込めるようなExcel活用本を探してみました。
経理のためのエクセル基本作法と活用戦略がわかる本
手にしたのはこんなタイトルの本でした。
率直にお勧めできるのはこんな人だと思いました。
- 経理職についたばかりの人
- PCやExcelにそんなに触り慣れていない人
- 一つでも何か作業の効率化、資料を良く見せるコツが欲しい人
- Excelファイルを社内で共有して使う事が多い職場の人
税理士事務所や税理士法人は個人プレイが多く、共有サーバーにExcelを入れてはいるものの自分しかそのファイルを使わない事も多いと思いますが、この本は基本的に社内の人が使う共通ファイルを使うシーンを想定している場面が多かったと思います。
ですが、自分しか使わないファイルであっても後の引継ぎや来年見た時に分かるようにしておくことを考えると、未来の自分も含めて誰かが後で見るという視点で作ることは大切だと思います。
とくに経理業は後から見ても分かるようにしておくことが大切です。
その時勢いで色々情報をまとめてつくったけど後から見たら、どこがどうなっているんだろう？という解読するのに余計に時間がかかるようなって資料を作った経験ありませんか？笑
作る・使う・見せるに場面分け
Excelで作業を効率化というのは何も難しいマクロを組んだりすることだけではありません。
自身のレベルに合わせて、Excel作業をより活用できる基本操作を身に付けるだけでも日々成長です。
私の好きな「一日一字を記さば一年にして三百六十字を得る」という言葉があります。まさにそれで日々の改善は少しでも1年後には当時の自分よりもデキる自分がいるはずです。
この本は大きく、作る・使う・見せるで場面分けして活用方法が書かれています。「作る」場面ではまさに一日一字を記すような基本操作について書かれています。
例えば、Excelは数を集計する際に文字が混ざっているとできません。
2個、3個、4個…と後で集計する時に一つのセルに「2個」「3個」「4個」と入力していると集計できませんが、「2」「3」「4」と1つのセルへの入力は数字データだけにするとExcelの集計機能が使えます。
このように日ごろからExcelを使い慣れている人からすると自然とそうしているであろう内容が多く、私にとっては作る場面、使う場面では正直新たに習得できるものはありませんでした。
ですがこれは逆に言えば、私はMOSを受けたりした訳ではなくこれまでずっと使ってきてそうした方が良いなと気付いて積み上げてきたものが書かれているという事にもなると思いますので、お勧めできる人としてＰＣやＥｘｃｅｌに触り慣れていない人を挙げさせてもらいました。
見せる場面ではウォーターグラフを使って視覚的に増減を報告するという視点や、試算表にサマリを入れるという数字を文字で伝える考え方は勉強になりました。口頭で伝えているものの文字として表示してあげるというのはアリだなと。
便利なショートカットは移動と作業でグループ分け
私は昔から仕事で簡単なPC操作をしていたので、多少はキーボードのショートカットキーを使って操作をしています。
作業的なショートカットキーで有名なところではCtrl+Cのコピー。
このように良く使う操作はマウスでやるより断然早いです。それと…キーボードのショートカットキーで操作すると何か気持ち良いです笑
コピペは当たり前になりすぎてますが、それでもいまだにキーボードでパパっとやると自己満足笑。意外と私の職場では右クリックで操作する人多いです。
移動に関してはAlt+Tabで別の開いているものにウインドウが切り替わります。
経理職はExcel見たり会計データ見たり、他の資料見たり色々切り替えますよね？この操作でパパっと画面切り替えると気持ち良いですよ。
あとデスクトップに置いてあるものを開きたいのにたくさんウィンドウ開いててデスクトップ表示させるのが面倒…となりませんか？
そんな時はWindowsキー+Ｄです。一瞬でデスクトップが表示されます。
一般企業の経理職で他部署の人が近くに来た時も使えますね。
そんな使えるショートカットキーが移動別、作業別で45個載っています。
正直私はそんなに使っていないんですが…。ですが私が普段使っているものはやっぱり載っています。
効率化して定時で帰り、報告時に一目置かれ評価を得る
すぐに明日から劇的に早くなる！という術ではありませんが、基本的な操作を見直して効率化して定時で帰る。報告資料もExcelの機能を使ってより数字から導き出される情報が伝わり、報告を楽しみにされる。そこを目指したいものです。
私は仕事柄、毎月、毎週報告しているので日々試行錯誤です。
今回の内容はある程度使っている人は知っている、自然と出来ている内容ばかりだと思います。
逆に言うと、まだ使い慣れていないのに使ってきた人の知識に近づけるチャンス。
お互い高めあっていきましょう。
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